給与計算アウトソーシング・代行とは？メリットや外注費用相場などを解説

「給与計算業務」は、人事部や総務部が主に担当する高い専門性と正確性が必要な業務です。
企業には最低でも毎月1回給与日があるため月毎に必ず発生する業務であり、従業員のシフトや年末調整などの時期によって業務量が変動する業務でもあるので、担当者の確保を困難に感じている企業も少なくないでしょう。
また、給与の週払いや日払いを行っている企業では頻繁に給与計算業務を行う必要があり、担当者が頭を悩ませているパターンも少なくありません。

そのような時は、給与計算アウトソーシングや代行を依頼することがオススメです。サービスを利用することで担当者の人数を減らせたり、法令改正時にスムーズに対応できるなど、コスト削減につながります。
本記事では、給与計算業務をアウトソーシング・代行の費用相場、メリット、選定時のポイント、依頼時の流れについてご紹介いたします。

1.給与計算アウトソーシング・代行とは

給与計算アウトソーシング・代行とは、自社の正社員や派遣社員、アルバイトなど従業員の給与支給額の計算を行う「給与計算業務」を外部に委託できるサービスのことです。

給与計算業務は、毎月変動する勤務時間や税金・保険料の計算を行うため高い専門性と正確性が必要であり細かい作業が多い業務です。また給与の日払いや週払いを行っている会社だと頻繁に給与計算業務があり、多くの工数がかかっているかと思われます。

給与計算業務をアウトソーシング・代行することで、業務の属人化を防ぐことや大幅な工数削減・人件費の削減ができ、業務効率化を図ることができます。またサービスによっては、給与明細書の作成から従業員宅への郵送まで行ってくれるものなどもあり、担当者の負担を減らすことができます。

2.給与計算アウトソーシング・代行の将来性    

昨今、政府がデジタル化を推進していることから、様々なシステムを導入し業務効率化を図っている企業が多くなってきています。今まで手作業で行っていた業務の自動化が行われており、給与計算業務も例外ではありません。この理由から、給与計算アウトソーシング・代行は将来性がないと考える方もいるかもしれません。

しかしシステム操作は、業務に対する一定の専門知識や経験のある担当者が行う必要があります。自社に担当者がいない場合は新たに担当者を雇用する、若しくは既存の社員が知識を習得しシステムを操作することになりますが、その分コストがかかります。この点を踏まえた場合、給与計算アウトソーシング・代行の依頼をした方が自社で対応するよりもトータルコストを抑えられるかもしれません。そのため給与計算アウトソーシング・代行は、今後なくなるとは考えにくいと言えます。

3.給与計算アウトソーシング・代行の費用相場

給与計算業務をアウトソーシング・代行する場合にかかる費用の相場は、従業員50人ほどの企業で1か月あたり4~6万円です。
金額は依頼する業者によって変動しますが、基本的には給与計算をする人数を基に金額が算出されます。
サービスによっては給与計算業務以外の業務も対応してくれるものもあり、煩雑となっている作業を代行してくれるため大変便利でしょう。しかしその分、金額も変動するため都度確認する必要があります。

4.給与計算アウトソーシング・代行するメリット

給与計算アウトソーシング・代行についてや費用相場について説明してきました。
ここでは、給与計算業務を外部に委託することのメリットである、「人件費が削減できる」「法令改正に対応できる」「スポットで依頼できる」「勤怠管理を徹底できるようになる」のを4つご紹介いたします。

4.1人件費が削減できる
給与計算業務は、税金や保険料の計算など高い専門性が必要な業務であるため担当者を雇用するには採用コストと正確に業務が行えるようになるまでの教育コストがかかります。また担当者の採用に時間がかかることもあるでしょう。
それに給与計算業務は事務仕事であるため、かかっているコストの感覚が掴みにくい側面もあります。

給与計算アウトソーシング・代行は前述した通り、従業員が50名規模の会社なら4～6万円で依頼できる業者もいるので、専任担当者の人件費が月40万円前後ならば担当者を雇用するよりも約1/10の費用で業務を依頼できる場合もあります。その場合、削減できたコスト分を他の業務や人件費に費やすことができるので、浮いた資金で魅力的な福利厚生の導入や勤怠管理システムなどの業務効率化するシステムの導入を行うことができると考えられます。また年末調整など特定の時期にのみ業務が発生した場合でも、臨時で新しく担当者を雇用する必要がないため人件費の削減だけでなく、採用コストの軽減にもつながるでしょう。

4.2法令改正に対応できる
従業員の最低賃金額変動など給与計算に関わる法令が改正されることはよくあります。そのため担当者は給与計算に関わる法令に対して常にアンテナをはって情報収集を行い、正確に対応する必要があります。正確に対応ができないと従業員の給与に過不足が発生してしまう恐れがあり、このようなミスは法令違反に当たるケースもあるため注意が必要です。しかし、専門家ではない社内の担当者がリアルタイムに正確な情報をキャッチし続けることは容易ではありません。

これらはアウトソーシング・代行することで専門家に任せられるので、担当者の負担を軽減できます。社労士や労務士などの専門家が監修しているサービスが多くあるため、法令改正の対応をスムーズに行ってくれて安心です。

4.3スポットで依頼できる
給与計算業務は賞与支払い時や年末調整を行う時期など、特定の時期によって業務量が変動します。それに伴い必要な担当者の数も増減します。給与計算は専門性が高い業務なため急に人材の確保ができなかったり、できたとしても業務に取り組めるようになるまでの教育に時間がかかったりするため、臨時に雇用して業務に取り組んでもらうことが困難です。とはいえ、人手が必要なタイミングを見越して常に多くの人材を確保しても人件費がかさんでしまいます。
給与計算アウトソーシング・代行は、賞与支払い時や年末調整時など業務量が増える時期のみスポットで依頼することができるものもあるため、常に多くの担当者を雇いつづける必要がありません。そのため人件費がかさむことなく担当者の業務負荷を軽減させることができるでしょう。

4.4従業員の勤怠管理を徹底できるようになる
給与計算業務をアウトソーシング・代行を依頼する場合、代行業者に従業員の勤怠情報を提供する必要があるため、勤怠情報を自社で正確に管理する必要があります。
そのため、会社の環境が整備されていないことなどが原因で正確に勤怠管理ができていなかったが、なんとか給与計算を行っていた企業の場合だと、アウトソーシング・代行を依頼するタイミングで勤怠管理の徹底が図られることになります。

その結果、従業員の労働時間が「見える化」され、残業時間の把握もできるようになり、業務の効率化や働き方改革の実施ができるでしょう。業務効率化が行えたことで、売り上げが増加したら給与計算アウトソーシング・代行にかかっている費用以上の効果があるかもしれません。

5.給与計算アウトソーシング・代行を選ぶポイント

給与計算アウトソーシング・代行会社は数多くありますが、業者によって対応してもらえる範囲や値段が異なるため自社の要件にマッチしたサービスを選定する必要があります。
ここでは、業者選定時に踏まえるべきポイントとなる「料金と実績」「セキュリティ面」「対応可能範囲」の3つについてご紹介いたします。

5.1料金と対応力
価格が安いというだけでサービスを選定するのは危険です。
勿論、安価であることに越したことはありませんが、業者の対応力は確認しておく必要があります。

給与計算業務は給与締め日から支給日までに業務量が増加する傾向があり、締め日は月末に決めている会社が多いです。
そのため、月末や年度末などの繫忙期であっても業者の担当者がしっかり対応してくれるか確認しておくことがよいでしょう。
もし仮に値段のみで業者を選定すると自身が想定していた対応ではないことから、自社の運用に合わず結果的に手間が増えてしまう可能性があるかもしれません。

5.2セキュリティ面をチェック
給与計算業務を行う上で、従業員の勤怠情報のみならずマイナンバーなどの特定個人情報も取り扱います。
給与計算アウトソーシング・代行する場合、これらの個人情報を業者に提供することになるので依頼先のセキュリティ面は十分確認して選定する必要があります。

1つ指標として挙げられるのは、ISMSなど外部の認証を受けているかどうかです。
認証の種類によっては認証習得後も定期的な監査が入るため、常に業務をセキュリティの高い体制で行い続けていることが証明できるものもあります。他にも定期的に従業員にセキュリティ教育を行い、セキュリティ品質を保てているかなどセキュリティ体制の実態も把握しておいた方がよいでしょう。

5.3対応可能範囲
給与計算アウトソーシング・代行と言っても、委託できる範囲は業者によって異なり、給与計算のみならず年末調整、振込、住民税の更新なども対応してくれることもあります。
ここでは、代表的な対応可能範囲についていくつかご紹介いたします。

年末調整
年末調整は担当者の方にとって特に煩雑な作業で、従業員からの問い合わせ、源泉徴収票や法定調書合計表などの各種必要書類の作成、申込書の内容チェックなど業務量は膨大です。
自社の従業員の数に比例して業務量も増加し、アルバイトや派遣社員など多様な雇用形態の従業員を多く雇用していると更に業務負荷は大きくなるでしょう。

年末調整業務をアウトソーシング・代行できることで担当者は自身の業務に集中することができます。
また、アルバイトなどの多くの人材を雇用している企業はスポットで年末調整業務のみ依頼することもオススメです。

振込
給与計算に基づき従業員への給与振込も行ってくれます。企業は「賃金支払い5原則」により、給与を従業員に直接支払うことが原則ですが、定められた条件を満たすことで銀行での振込が可能であるため、銀行振込を行っている企業も多いでしょう。しかし銀行での振込は、振込できる時間や曜日が限られていたりと時間的制約がつきものであるため、担当者はその時間・曜日に合わせて業務を行う必要があります。

給与振込業務は担当者にとっては頭を悩ませる作業となっているということも珍しくないので、アウトソーシング・代行することで工数削減につながるでしょう。

住民税の更新
住民税の更新作業は年末調整と同様に発生する、時期が限られていて手間のかかる作業です。
住民税は地方税に該当するため、各従業員が居住する市区町村から送られる特別徴収額通知書を取り扱い、住民税を更新していきます。

市区町村によってはオンラインに対応しているため書面の発送を含むやり取りに時間がかからないこともありますが、まだ全ての市区町村がオンラインに対応しているわけではないため、従業員が多い企業の場合だとやり取りに時間を要してしまいます。そのためスポットで住民税の更新作業をアウトソーシング・代行すると時間コストの削減につながります。

6.アウトソーシング・代行を依頼する流れ

これまで給与計算アウトソーシング・代行の費用相場、メリットや業者を選ぶポイントなどを紹介してきました。
ここでは実際にアウトソーシング・代行を依頼して導入するまでの流れの例をご紹介いたします。

業者選定
現在、数多くの給与計算アウトソーシング、代行業者があります。
業者によって対応可能範囲や金額が異なりますので自社の要件に近しい業者を選定するのがよいでしょう。

ヒアリング
業者がサービス提案に向け、自社の担当者に現在行っている給与計算の方法や業務量、そして問題点についてヒアリングします。

サービス提案・契約
ヒアリングした内容を基に自社の要件にマッチしたサービスの提案をしてくれ、提案内容に納得がいくようなら契約を締結します。

運用ルール・フローの作成
導入にあたって、事前に運用ルールやフローの作成を行う必要があります。事前にヒアリングした内容などを基に自社にマッチした具体的な運用ルールやフローを作成します。フローの中には、従業員への周知や勤怠情報の提供など担当者が行う作業も含まれることもあります。

運用テスト
決定された運用ルール・フローでテスト稼働を行います。そこで問題点や改善点が見つかったら修正を行います。

本運用
運用テストで見つかった問題点や改善点を修正したら、本運用が始まります。

7.まとめ

給与計算業務は、高い専門性と正確性が必要であるため担当者を採用するのにはコストがかかります。それに給与前払いを行っている会社だと計算の回数が多いことから担当者が頭を抱えていることも珍しくありません。

そのような場合、給与アウトソーシング・代行を依頼することがオススメです。
依頼することで担当者の人数を減らしたり工数の削減につながり、浮いた資金で魅力的な福利厚生の導入や業務効率化システムを導入できれば費用以上の効果があるかもしれません。またスポットでも依頼できるため年末調整や住民税更新の時期などの繁忙期のみに依頼するのもよいでしょう。
是非一度検討してみてはいかがでしょうか。