人事労務DXのメリットや成功例とは？併せてトレンドや課題についてもご紹介！

近年、ITの進化・発展は目まぐるしく、企業側もそのスピードについていかなければ業績アップは望めない世の中となってきました。そうしたなかで、DX（デジタルトランスフォーメーション）を行うことが企業にとって最優先されるべき事柄であるとされています。

特に人材を管理する人事労務部においてはDX化を早急に進めることが重要です。
社員の人事登録・スキルやキャリアの把握・給与・労務関係の処理など、紙やエクセルで行う非効率な時代は終わりました。これからは、人事労務にDXを導入して、ただの人材管理だけでなく企業利益追求を視野に入れた人材戦略ができる水準まで高めていきましょう。

今回は人事労務DXのトレンドや人事労務DXを進めるメリット、人事労務DXの課題や実際に人事労務DXに取り組んだことで成功した実例をご紹介していきます。

1.人事労務DXのトレンド

人事労務DXは「意思決定分野」と「自動化分野」の2つの取り組みに分けることができます。

意思決定分野は、人材に関するビッグデータをAIアナリティクスの利用によって分析し、人事が行う業務を通して行われるさまざまな意思決定をサポートすることが期待されています。また、人事労務DXの意思決定分野への取り組みを進めていくことで、人事担当者個人の能力に左右されず徹底したデータ分析を行えるため、スムーズに最適解を出すことが可能となります。そのため、取り組みを通して単なる人事業務ではなく、会社にとって有益な人材配置などを行える、戦略的な人事業務への進化を期待できます。

自動化分野は、クラウドサービスへの移行をすすめることで、各種業務の自動化やアプリケーションとの連携を高めることが期待できる人事労務DXの取り組みです。ペーパーレス化やクラウド化によりさまざまな無駄を省くことができるため、業務時間の効率化・短縮が期待できます。自動化分野を進めていけば、近年注目されている働き方改革への取り組み、コロナ禍を機に定着しつつあるリモートワークへの移行などをスムーズに進めることができるようになります。

このように2つの取り組みがありますが、いまのところ勤怠管理やコミュニケーションツールなどのHR-Techを活用した自動化分野が人事労務DXのトレンドです。これにはさまざまな理由がありますが、自動化分野のほうが意思決定分野よりもコスト負担が少なく、これまでの業務に影響することなくスムーズに導入しやすいためです。実際に、業務の効率化を求めてクラウド化を進めていくなかで、自然と自動化分野の導入を進めることができます。
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他にも、意思決定分野に必要なビッグデータがほとんどの企業で整備ができていないことも、自動化分野から取り組まれやすい理由のひとつとなっています。AIが最適な意思決定をするためには非常に多くのデータが必要ですが、業務に利用できるレベルで整っているところはほぼありません。そのため、人事労務DXで取り組むには不完全な状態なのです。

こうした状況があるため、現状は人事労務DXを進めるにあたっては、自動化分野＝クラウドシフトと業務の自動化・効率化がトレンドになっています。

2.人事労務DXを進めるメリット

人事労務DXはできる限り速やかに進めることで多くのメリットを得ることができます。具体的にどのようなメリットがあるのかご紹介していきます。

2.1業務の効率化を図れる

自動化分野の人事労務DXを進めていけば、業務は大幅に効率化されます。

エクセルの人事データ管理が雑、書類のみで管理している、といった状態は人事業務の効率を著しく低下させます。あちこちのPCで管理されているエクセルや書類をひとつひとつ見て回るのは明らかに時間の無駄です。

自動化分野の人事労務のDX化を進めていけば、業務に関する情報をクラウドで一元管理することができ、いつでもどこでもクラウドにアクセスすることで閲覧することが可能となります。毎日の無駄な書類・エクセル整理に追われていた時間を短縮でき、創造的な業務にマンパワーを費やすことができます。

2.2 人材採用が最適化される

多くの人材を採用するような企業では履歴書等を確認するだけで多くの時間を取られてしまいます。
さらに、問題なのは担当者が採用目的をしっかり理解しておらず、自社にとって本当に必要な人材を見落としてしまう可能性があることです。

意思決定分野の人事労務DXの取り組みを進めていけば、履歴書のデータをAIがチェックし自社に必要な人材を自動的に見抜いてくれます。担当者の負担を大幅に軽減するだけでなく、本当にほしい人材を選ぶことができるため、人事採用業務は最適化されることでしょう。

2.3人事評価の効率化を図れる

近年、コロナ禍を機にテレワークが当たり前となってきました。
通勤時間が短縮できるため、社員のモチベーションの向上やそれに伴う業務の効率化を図れるメリットがあります。

しかし、テレワーク化は上司が部下の業務を直接確認することができず、評価を難しくしている側面もあります。

こうした問題も意思決定分野の人事労務DXを導入することで解決可能です。たとえば上司・同僚・部下がそれぞれを評価できるクラウド型多面評価システムを導入すれば、効率的で客観的な人事評価が可能となります。

2.4戦略人事に活かすことができる

人事労務DXを導入し、従業員のデータを蓄積していくことは企業にとって大きな財産となります。
蓄積されたデータはクラウドから誰でもいつでも閲覧でき、社員同士の理解を深めることができます。

さらに、データ分析から成果の高い従業員を見つけ出し、人事評価はもちろん最適な人材マネジメントを行うことが可能です。離職者の傾向を分析して、原因を特定・改善することで定着率の向上を図るといった使い方もできます。

このように、ただの人事業務で終わらせず企業利益につながるような戦略的人事を推進できることも人事労務DX導入の強みといえます。

3.人事労務DXでの課題

人事労務DXにはさまざまなメリットがあるものの、取り組むまでにはさまざまな課題があります。どのような点が取り組みの壁となってしまうのか見ていきましょう。

3.1既存データをまとめることが困難である

人事労務DX導入を進める第一歩は業務に関わるさまざまなものをクラウド管理することです。
もちろんその中には人事データをまとめてデータ化し、クラウド管理することも含まれます。実はこの既存データをまとめることがDX化最初の課題となることがほとんどです。

人事データはひとつのPCに収まっているわけではなく、書類として残っていたり教育担当の従業員がデータ管理していたりします。過去のプロジェクトによって得られた評価などは、別の部署に保存されていることもあります。

人事労務DXを進めるには人事に関するあらゆるものをビッグデータとしてまとめて整理しなくてはいけません。ですが、このようにデータは社内に散らばっていることがほとんどで、それをまとめるのにはかなりの労力と時間を必要とするため大きな課題となっています。

3.2レガシーシステムの弊害

創業の古い企業や大企業などの場合、利用している業務システムが古いことがあります。歴史あるもので従業員も使い慣れているのかもしれませんが、レガシーシステムは人事労務DXを進めるうえで障害になる可能性が高いです。

たとえば、「システムの使い方自体は知っているものの故障などのトラブル時には対応できる人材がすでにいない」ということは珍しくありません。システムを組んだ人材が仕様書を残していれば対処できるかもしれませんが、そうでなければブラックボックス化されているため、どうすることもできないでしょう。

また、蓄積された古いデータを現代の規格に合わせてまとめる作業も必要になるなど、レガシーシステムを使い続けてきた弊害は人事労務DXの導入に大きな悪影響を与えます。

3.3周知・運用までが難しい

人事労務DXを導入していけば、業務は確実に効率化され人事労務はひとつ上のステージに進むことができます。
しかし、実際に導入する現場にとっては「新しいものを導入する」ことに対して良くないイメージがあるかもしれません。その場合、人事労務DXの周知・実践に至るまでかなりの困難が予想されます。

人事労務DXの導入にはデータの整理から始まり、新たなツールの導入と操作方法の学習などが必要です。現場の従業員からは「前のままのほうが楽だった」といった声が挙がる可能性もあるでしょう。人間誰しも大幅な変化に対して身構えてしまうもので、実際に人事労務DXが現場の従業員に馴染むまでは時間がかかる可能性があります。

4.人事労務DXの成功例

実際に人事労務DXに取り組んだことで業務が効率化した成功例をご紹介していきます。

4.1給与システム登録の自動化

単純な業務の自動化は大企業を中心に広く進められてきています。
さらに自動化を効率良く進めるためには、業務において必要とされる作業を最適な形でつなげて自動化させることにあります。

ある全国展開の飲食店では、アルバイト・パート従業員の出入りが多く、人事や給与に関するデータ登録が煩雑化していました。そこで導入したのが人が行う単純な反復作業を自動化できるRPA(Robotic Process Automation)です。さらに、手書き文字を読み込むことができるOCR(Optical Character Reader)を導入することで、人事給与システムの登録作業自動化に成功しました。全国の複数の店舗から送られてきた紙による採用データを読み込み、さらに給与システムに自動で登録できるように設定したのです。

このように、煩雑化しやすい人事業務も人事労務DXによって効率化することが可能です。

4.2アウトソーシングを活用し効果的な自動化

人事労務DXを導入するにあたって課題となるのが、現場の従業員がシステムの操作に慣れなくてはいけないということです。
また、慣れたとしても単純な操作ミスをする可能性は捨てきれません。さらに、システムでは対応できない問題が発生することもあり、その対応も問題のひとつとなります。

ある企業ではHR-Techを導入し、従業員からの人事・労務申請業務をクラウド化しました。入社手続き等は従業員が自ら入力し、人事管理・給与計算などを自動登録することができます。さらに労災手続きなどのように、人事とのやり取りが必要となる業務については、HR-Techを通してアウトソーシング業者が即座に対応する形をとりました。

この取り組みにより業務は大幅に効率化し、手続きもスピーディーとなったことから従業員の評判も良いようです。

4.3人材ビッグデータの活用

人材ビッグデータを整理しそれを分析・活用する流れも近年進んでいます。
適切な場所に適切な人材を送ることができれば、従業員の能力を最大限に活かして業績をアップさせることができるためです。

あるサービス業では、グループ会社すべての人材を適材適所で活用することを目指していました。そこで全グループの人材情報を整理・統合し人材データベースを構築し、クラウド型マネジメントシステムを連携させて人材の配置・評価ができるようにしました。

さらにBI（Business Intelligence）を定着させることで人材のスキル・キャリアと配置先のマッチング精度が向上しました。

5.まとめ

IT化やさまざまな業務のクラウド化が進む一方で、既存システムのブラックボックス化やレガシーシステム問題などを抱えている企業は少なくありません。こうした問題を速やかに解決していかないと、2025年の崖以降、世界の変化に乗り遅れてしまい大きな損失を出し続けることになるかもしれません。人事労務のDX化に取り組むことは、こうした2025年の崖問題を解決する足がかりとなるものです。

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