給与の仕訳とは？使われる勘定科目や業務を効率化する4つのコツ

会社にとってお金の流れを正しく記帳しておくことはとても大切です。しかし、給与の仕訳は所得税などの法定控除や交通費などの手当もあり複雑に感じている担当者も少なくありません。

「給与の仕訳は複雑で面倒」
「仕訳に用いる勘定科目について知りたい」
「業務を効率化する方法はある？」　…等

そこで今回は給与の仕訳に必要な情報、仕訳に用いられる勘定科目、業務を効率化する4つのコツについて解説していきます。

1.給与の仕訳とは？わかりやすく解説

給与の仕訳とは簡単に言えば給与に関するお金の動きをルールに沿って記帳することです。

給与には基本給だけでなく、交通費や残業手当・休日出勤手当など各種手当やボーナスが含まれています。つまり、従業員に支給するお金の中にもいろいろな種類があるということです。これらをすべて「給与」として記録してしまうと、従業員のどのような働きによって支払われたお金なのかがわからなくなります。

そこで、基本給の他にどんなお金を支払っているのかをわかるようにするために、項目ごとに分類して帳簿をつけることになります。
このように給与の仕訳とは、給与に関するさまざまなお金の動きを明確にするために必要な帳簿つけとなります。

1.1.給与の仕訳は複雑？

動くお金が給与だけであるならば、仕訳はそれほど難しくありません。例えば8万円の給与を支払う場合は以下のようにすれば良いだけです。

しかし、交通費等の別途支給する手当や経費精算、社会保険料等も含む場合は勘定科目も増え複雑になります。仕訳時に参考とする情報も増えますし知識も必要となるためです。

給与の仕訳をなるべくスムーズに行うためのコツは一つずつ丁寧に経理処理することです。一度に行おうとすると処理する情報が多く混乱してしまうため、計算ミスや記入ミスなどを発生させてしまうかもしれません。一つひとつの経理処理はそれほど複雑なものではありませんので、落ち着いて処理していけば、意外とスムーズに進むものです。

以下からは給与の仕訳に必要となる情報や勘定科目について解説していきます。

2.給与の仕訳に必要となる情報

給与の仕訳にはさまざまな情報が必要です。ここでは具体的にどのような情報が必要となるのかご紹介していきます。

2.1.労働時間

時給制の場合は、労働時間をより正しく集計しなくてはいけません。タイムカードの記録などを確認し、月の労働時間を間違いのないように確認しましょう。残業手当についても、労働時間を確認した上で就業規則に沿った算出方法にて金額を出してきます。

2.2.諸手当

交通費や宿泊費、食費などその他必要となる手当についてです。就業規則に明記された内容に沿って金額を算出します。

2.3.労使協定による控除

「賃金の全額支払い」は賃金支払いの原則です。ただし、法令に定められている所得税・住民税の源泉徴収などは控除をします。
また、労使協定が結ばれている場合はそれに沿って賃金から控除する必要があります。例えば、昼食代や寮費、貸付金の返済金、財形貯蓄金などです。

2.4.住民税・所得税

所得にかかる税金である所得税は控除対象のため、法令に沿って算出しましょう。住民税については会社として対応している場合のみ控除対象となります。
非正規雇用の場合は従業員が個人で納付するのが一般的です。

2.5.社会保険料

2017年に社会保険の加入対象が拡大したため、非正規雇用でも社会保険に加入しているケースが増えています。社会保険料を計算するためには基本給や職種、扶養家族などの情報が必要です。

3.給与の仕訳で使われる用途別の勘定科目

給与の仕訳で使われている勘定科目を用途別にご紹介いたします。

3.1.給与手当

基本給や残業手当は給与手当です。所得税や社会保険料などは控除した上で支給します。役員の場合は一般社員と区別するために役員報酬を用いて仕訳することがほとんどです。

3.2.旅費交通費

就業規則に定められている範囲での通勤費用です。出張等、業務上必要な移動や宿泊にかかった費用もこちらに含まれます。

3.3.預り金

会社が給与の中から預かるお金のことを預り金といいます。
例えば、所得税や保険料などは従業員ではなく会社が支払います。給与から控除して支払うことになるため「預り金」という勘定科目を使います。ちなみに、預り金の種類は多岐に渡るため別途補助科目を設定することが一般的となります。

3.4.現金預金

複式帳簿にて貸方部分で用いられる勘定科目です。給与支払日で計上する場合に支給する額を記載します。

3.5.未払金

支払いが済んでいないものについて用いられる勘定科目です。
例えば、給与を支払う前に帳簿を計上する場合、貸方勘定科目に用います。前述の通り、給与として支払う金額は貸方勘定科目として現金や預金を使いますが、給与締日には支払いが行われていない段階です。そのため、「未払金」という形にしておきます。
ただし、未払金は他の支払われていないお金にも用いられる勘定科目です。わかりやすくするために「未払給与」とする場合もあります。

3.6.経費科目

業務上必要になった物品の購入やその他さまざまな経費の精算に用いる勘定科目です。

3.7.雑給

非正規雇用従業員に支払う賃金に用いられる勘定科目です。正社員の給与と区別しておきたい場合に利用します。

3.8.福利厚生費・貸付金など(給与の前払い時)

「前払金」という勘定科目は存在しません。そのため、前払い金の勘定科目をどう定めるか企業毎に異なります。福利厚生費や貸付金の勘定科目を用いて仕訳されることが多いでしょう。
給与前払い時の仕訳方法についてはこちら▼

4.給与仕訳を効率化するコツ

給与の仕訳は一つずつ行っていけばそこまで難しくはありません。しかし、作業量は決して少なくないため、担当者にかかる負担は場合によってかなり多くなることでしょう。また給与前払いを行っていて、前払い金の仕訳作業で頭を抱えている担当者もいるのではないでしょうか。ここでは給与前払いを含む、給与仕訳業務を効率化するコツをご紹介します。

4.1.デュアルディスプレイの導入

デュアルディスプレイを導入すれば仕訳作業も効率が高まります。

仕訳業務は必要とする情報や参考にする資料が多いため、複数のファイルを同時に開くことが必要です。そのため、ディスプレイが小さかったり一つしかなかったりすると、作業効率が著しく下がります。また、情報処理が煩雑になりやすくミスの発生も起こりやすくなります。

そこでおすすめなのが、デュアルディスプレイの導入です。2つ以上のディスプレイを用意すれば、複数ファイルを開いていてもストレスなく作業することができます。ケアレスミスも防ぎやすくなるため、給与仕訳も効率化することができるでしょう。

また、余裕があるならばパソコンのスペックを上げることもおすすめです。仕訳業務は複数ファイルを開くため、性能が高いパソコンの方が作業効率も上がるためです。ぜひ検討してみましょう。

4.2.経費精算システムの導入

経費精算システムの導入は仕訳業務の効率を高めるのに良い方法です。

仕訳作業の中でも各種経費を手書きや手入力対応をしている場合、多くの時間を割く必要があります。また、人力による作業であるためミスが発生する可能性もあります。

そこでおすすめなのが経費精算システムの導入です。領収書などをスマホで写真を撮ってクラウドシステムに送信するだけでまとめることができるものもあります。経費精算業務から手作業を排して電子化することができるため、効率的なだけでなくミスの防止にもつながります。また、電子化することで紙の使用を減らすことができるため、ペーパーレス化によるコスト削減も目指せることも経費精算システム導入のメリットです。

4.3. 給与前払いサービスの導入

給与前払いを行っている場合、給与前払いサービスを導入すれば前払い金の仕訳業務が大きく効率化できるかもしれません。

前払い金の仕訳業務は勘定科目が決まっていないため、経理担当者にとっては負担になるでしょう。また、イレギュラーな経理処理が必要なとき、通常業務よりも対応に時間がかかってしまいます。そこでおすすめなのが給与前払いサービスの導入です。

例えば弊社の「ジョブペイ」では、事前に預けておく預託金の借方は前払費用、貸方は普通預金と記載するだけになります。

また、預託金から支払われた前払金額は、借方は仮払金、貸方は前払費用と記載するだけです。

それに、全国10万台以上のATMから24時間365日前払い金の受け渡しができるので、従業員は金銭的な不安から解消されやすく、従業員の定着率向上につながるサービスです。給与前払いを行っているのなら、ジョブペイを検討してみてもいいかもしれません。

5.まとめ

今回ご紹介したように、給与の仕訳は一つずつ丁寧に行えばそこまで難しくありません。ただし、経理作業は煩雑になりやすく、人的ミスが発生する可能性もあるため注意が必要です。業務内容を軽減するためにも効率化を図っていきましょう。

また給与前払いを行っている場合、給与前払いサービスを導入することで仕訳業務が効率化できるかもしれません。弊社の「ジョブペイ」では、ルールに沿って勘定科目を入力するだけで給与仕訳を行うことができるため、ミスを減らすことができ効率化につながるでしょう。ジョブペイの導入を検討してみてはいかがでしょうか。