タイムカードの保管期間は5年! 対象範囲・罰則・効率的な保管方法を紹介！
[2022.06.30]
目次
月末になるとタイムカードに記載された勤怠情報の集計に追われている担当者の方も多いと思います。集計に大幅な工数がかかってしまうことからタイムカードを煩雑に管理してしまったり、破棄してしまったりはしていませんか？
実はタイムカードは一定期間保管する必要があります。
そこで
「どのくらいの期間、保管すればいいの？」
「どのように保管すればいいの？」
といったことをお考えではありませんか？
本記事では、タイムカードの保管が必要な理由、保管のメリット、保管期間・起算日、保管の対象となる従業員の範囲、オススメの保管方法についてご紹介いたします。
是非、情報収集の場としてご活用ください。
1.タイムカードは保管しなければならない理由
労働基準法第109条により、タイムカードは保管しておかなければなりません。
タイムカードは従業員の勤怠情報が記載されている書類のため、法令に記載されている“労働関係に関する重要な書類”に該当します。
タイムカードの保管を厳守できないと労働関係に関する重要な書類の保存義務に反したとみなされ、30万円以下の罰金が科される恐れがあります。これは例え過失だった場合でも違反行為としてみなされる恐れがあるため注意が必要です。
特に従業員数が少ないことから専任の担当者がいなかったり、担当者が他の業務と兼任しながら管理していたりする企業の場合、タイムカードの管理が乱雑になることも珍しくありません。自社の状況を加味した上で最適な保管方法を選定し、管理を怠ることがないようにしましょう。
(労働基準109条)
使用者は、労働者名簿、賃金台帳及び雇入れ、解雇、災害補償、賃金その他労働関係に関する重要な書類を五年間保存しなければならない。
引用:e-gov
2.タイムカードを保管するメリット
タイムカードの保管は法律で定められているため、どの企業でも行わなければならずコストがかかりますが、メリットもあります。
ここでは代表的な2つのメリットをご紹介します。
2.1労働基準監督署から情報開示を求められたら提示できるため
労働基準監督署が「労働者の雇用・賃金・安全・健康を確保すること」を目的に企業に調査を行うことがあります。
その際に調査する項目は以下が一般的と言われており、”労働時間”の確認に必要な情報はタイムカードに記載されている勤怠情報です。
調査のタイミングで従業員のタイムカードを提示できない場合は、口頭での注意や指導票・是正勧告書の交付が行われます。
そうならないためにもタイムカードを保管しておくことが必要です。
参考:厚生労働省 労働基準監督署の役割 労働基準監督署の調査の流れと企業の対応
2.2従業員とトラブルになった際の証拠になる・トラブル防止になる
労働時間の改ざんや残業代の不正申告など従業員との労働時間を基としたトラブルが発生することもあると思います。その時にタイムカードがあれば、給与支払い額や集計時間が間違っていないことの裏付けになります。また裁判に発展したとしても客観的な証拠になります。これらのようにトラブルに発展した際にタイムカードが保管されていると役に立つためタイムカードは保管した方がよいでしょう。
3.タイムカードの保管期間について
労働基準法109条で“労働関係に関する重要な書類の保存”が定められているためタイムカードは保管しておく必要があります。それではどのくらいの年数、保管すればよいのでしょうか、またいつを起点日にすればよいのでしょうか。
ここでは保管期間と保管起算日についてご紹介いたします。
3.1.タイムカードの保管期間は5年
労働基準法第109条で、タイムカードの保管期間は5年と定められています。
保管期間は3年であると認識している担当者の方もいるかもしれませんが、2020年4月1日に法律が改正され、保管期間は5年に変更されているので注意が必要です。なお、2022年3月31日までのタイムカードは3年間の保管でも法には抵触しませんが、5年保存が望ましいとされています。
今後も、法律が改正される可能性があるため定期的に確認するのがよいでしょう。
3.2.タイムカード保管期間の起算日
タイムカードの保管期間は5年であると前述しましたが、いつを起算日とするのでしょうか。それはタイムカードの最終打刻日です。
例えば、2022年4月29日が最終打刻日だった場合、2027年4月28日まで保管しておく必要があります。
ただし派遣社員の場合は、最終打刻日ではなく派遣契約が終了した日を起算日とします。派遣社員は、派遣元企業が作成している「派遣元管理台帳」で勤怠情報が管理されており、勤怠情報が最後に記録されるのは派遣契約が終了した日になるためです。
もし派遣社員を雇用しているのならば、他の雇用形態の従業員と分けて把握する必要があります。
4.保管の対象となる従業員の範囲
タイムカードの保管は従業員全員分行う必要はありません。
ここではタイムカード保管の対象となる従業員の範囲と保管対象外となるケースについて説明します。
4.1.一部を除く全ての従業員が対象
タイムカードの保管は管理監督者やみなし労働時間制の適用者”以外の全従業員”が対象となります。
労働基準法第107条で全従業員の勤怠情報を出勤簿に記載することが定められており、企業は全従業員の労働時間を管理しないといけないためです。
そのため当然、アルバイトや契約社員など非正規雇用者のタイムカードも保管対象となります。アルバイトは正規雇用者と比べ、人の出入りが激しいため管理が乱雑にならないように注意してください。
4.2.管理監督者やみなし労働時間制の適用者は保管の対象外
前項では管理監督者やみなし労働時間制の適用者は保管の対象外になると説明しました。
これは、厚生労働省が発表したガイドラインの中で労働時間の把握は
“労働基準法第41条に定める者及びみなし労働時間制が適用される労働 者（事業場外労働を行う者にあっては、みなし労働時間制が適用される時 間に限る。）を除くすべての労働者”と記載があるためです。
各従業員とどのような条件で契約をしているのかを把握し、保管の対象有無を確認しておくようにしましょう。
参考:厚生労働省による労働時間把握についてのガイドライン
5.タイムカード保管期間中のオススメの保管方法
前述では保管を怠った際の罰則について説明しました。故意でなくとも、保管期間を厳守できないと罰金を科せられてしまう恐れがあります。そのような事態にならないためにもタイムカードの管理は徹底しましょう。
ここでは、オススメのタイムカードの保管方法をご紹介いたします。
5.1.年月ごとにファイルやケースにまとめる
これは従来利用されている一般的な管理方法です。年月毎に管理しておくことで取り出す必要があるタイムカードをすぐに見つけやすいだけでなく、保管期間が経過したタイムカードを一目で確認することができます。
またタイムカードは紙製であることがほとんどです。そのためタイムカード自体の劣化やインクが薄くなってしまい、印字されている労働時間が確認できなくなってしまう可能性もありますのでケースやファイルなどの容器で保管するのがオススメです。中には多くのタイムカードをコンパクトに保管できるものなどタイムカードを保管する専用のケースもあるため、もし輪ゴムなどで簡易的に保管しているならばファイルやケースで保管することを検討してみてはいかがでしょうか。
5.2.スキャンしデータ保存をする
タイムカードをスキャンしデータ保存すれば必要な情報をすぐに確認しやすくなります。またパソコンで管理ができるようになるため保管場所の削減にもつながるでしょう。
他にも勤怠情報の改ざん防止につながったり、1人の従業員の勤怠情報を確認する際に他の従業員のタイムカードまでも取り出す必要がなくなります。保管期間が3年から5年に延長されたことから保管する量も増えてきているので、データ保存を検討してみてもいいかもしれません。
6.勤怠打刻システムを導入すればタイムカード保管期間も安心
これまでタイムカードの保管方法について説明してきました。しかし記載した保管方法では結局は手間がかかるため煩雑だとお考えの方もいるのではないでしょうか。
そのような場合は、勤怠打刻システムの導入がオススメです。
勤怠打刻システムとはweb上で従業員の出退勤の打刻や勤怠情報の管理が行えるシステムのことです。タイムカードでの管理ではなくなるため、保管場所の管理やタイムカード自体の劣化に悩まされることがなくなります。また、従業員の出退勤打刻はシステム上から行われることから勤怠情報が自動で集計されるため保管期間の起算日の確認も容易でしょう。
システムによっては打刻者を撮影する機能が付いているものもあるため改ざん防止にもつながります。他にも様々な機能がついているものもあるので自社にマッチするサービスを選定するのをオススメします。
7.まとめ
タイムカードは原則全従業員分を5年間保管しておく必要があります。管理を怠ってしまったら罰金を科せられる可能性もありますので、自社に合った管理方法で正確に管理するようにしましょう。もし、保管が難しいようなら勤怠打刻システムの導入を検討してみてもいいかもしれません。タイムカードとは異なり保管場所の管理や保管方法について悩む必要がなくなります。是非一度検討してみてはいかがでしょうか。
本記事が情報収集の場としてご活用いただければ幸いです。
